Le calendrier d’une campagne BFA, de janvier à la renégociation

Une campagne BFA s’étend sur environ quatorze mois : l’accord annuel et son barème sont signés en début d’année, le fournisseur déclare son chiffre d’affaires à chaque période, l’acheteur valide, puis, en janvier et février de l’année suivante, le BFA est calculé, négocié, finalisé et réglé, pendant que le barème de l’année suivante se prépare. Voici les étapes, mois par mois, et qui fait quoi.

Vue d’ensemble : une campagne sur quatorze mois

Le point clé est le décalage : la dernière période de l’année N se déclare et se valide en janvier de N+1, si bien que le calcul et la négociation du BFA de N se déroulent pendant les premières semaines de N+1. Au même moment, l’accord de N+1 doit être conclu.

Janvier et février : l’accord annuel et son barème

Tout commence par l’accord annuel. En France, les conditions négociées entre fournisseur et distributeur sont formalisées dans une convention écrite (Code de commerce, article L441-3), qui doit être conclue au plus tard le 1er mars pour la plupart des relations : c’est la période des « négociations annuelles », encadrée notamment par les lois EGalim. Pour le BFA, l’accord devrait préciser :

• l’assiette : quel chiffre d’affaires, hors taxes, net ou non des avoirs, sur quel périmètre ;
• le barème de base, ses paliers et ses taux, et le mode de calcul, taux global ou marginal ;
• les éventuels barèmes par famille de produits et le bonus de croissance, avec sa base en montant ou en pourcentage ;
• le rythme des déclarations, les dates de saisie et de validation ;
• la règle d’arrondi et les modalités de règlement, en général par avoir.

Définir les périodes et leurs fenêtres

L’année est découpée en périodes contiguës, de une à douze, et chaque période a deux fenêtres : une fenêtre de saisie pour le fournisseur, une fenêtre de validation pour l’acheteur. Le découpage trimestriel est le plus courant. Un exemple de calendrier :

Chaque déclaration porte sur le chiffre d’affaires cumulé depuis le 1er janvier : le cumul de P4 est directement l’assiette annuelle. Les raisons de ce choix sont détaillées dans notre article sur les déclarations de CA.

Pendant l’année : déclarer, valider, relancer

• Relancer avant la fermeture. Un rappel une semaine puis un jour avant la fin de la fenêtre de saisie, aux seuls fournisseurs qui n’ont pas encore déclaré, suffit le plus souvent.
• Valider dans la fenêtre. Une déclaration non contrôlée ne sert à rien : elle ne nourrit ni les provisions ni la négociation.
• Mettre à jour l’atterrissage. L’estimation annuelle du fournisseur rend les provisions plus justes (voir provisionner ses BFA).
• Suivre la distance au palier suivant, surtout au troisième trimestre, quand les décisions d’achat de fin d’année peuvent encore la réduire.

Janvier N+1 : la clôture et le calcul

La dernière période est la plus exigeante : le fournisseur déclare son chiffre d’affaires annuel et, si l’accord le prévoit, sa ventilation complète par famille, dont la somme doit égaler le total. Dès qu’elle est validée, le BFA peut être calculé : palier atteint, taux pré-calculé et montant pour chaque barème. Le bonus de croissance demande en plus le chiffre validé de l’année précédente ; sans lui, il n’est pas calculable. Le détail du calcul est dans calcul du BFA : formule et exemples.

Janvier et février N+1 : négociation, finalisation et règlement

1. L’acheteur propose un taux par barème, le plus souvent le taux pré-calculé, parfois un taux supérieur.
2. Le fournisseur accepte, refuse avec un motif ou fait une contre-proposition.
3. Quand tous les barèmes sont acceptés, l’année est finalisée et un récapitulatif est transmis aux deux parties.
4. Le BFA est réglé selon l’accord, en général par un avoir du fournisseur.

Si une erreur apparaît après la finalisation, l’année se rouvre sous la forme d’une révision numérotée, avec un motif. Les techniques de négociation sont détaillées dans négocier le BFA.

D’octobre N à février N+1 : le barème de l’année suivante

Le barème de N+1 se prépare dès le quatrième trimestre, à partir de l’analyse de l’année : distance au palier suivant, croissance, taux effectif. Chaque projet se simule sur le chiffre d’affaires validé de N, se propose au fournisseur, qui l’accepte, le refuse ou le modifie. Une fois accepté, il devient l’accord de N+1, qui doit être conclu dans les délais de l’accord annuel.

Qui fait quoi ?

Les retards les plus fréquents et comment les éviter

• Une dernière période déclarée tard : prévoyez sa fenêtre dès la signature de l’accord et relancez avant la fermeture.
• Des familles incomplètes en P4 : rappelez dès P3 que la ventilation complète sera exigée.
• Un chiffre de N-1 introuvable pour le bonus de croissance : saisissez l’historique avant la clôture.
• Une négociation qui traîne : fixez à l’avance une fourchette et un nombre d’échanges maximal.
• Un barème N+1 préparé trop tard : démarrez la simulation dès les chiffres de P3 validés.

La check-list de clôture

À la mi-décembre, avant la dernière période, vérifiez :

1. Chaque fournisseur actif a un accord pour l’année, avec tous ses barèmes complets.
2. Les dates de saisie et de validation de la dernière période sont fixées et communiquées.
3. Le chiffre d’affaires validé de l’année précédente est disponible pour chaque bonus de croissance.
4. Les familles de produits et la règle de la ligne « autre » ont été rappelées aux fournisseurs concernés.
5. La fourchette de négociation et le nombre d’échanges maximal sont arrêtés, fournisseur par fournisseur.
6. Le circuit de l’avoir est convenu avec la comptabilité : qui l’émet, qui le rapproche, sous quel délai.
7. Les projets de barème N+1 sont simulés sur les chiffres validés à fin septembre.

Cette liste paraît évidente ; c’est pourtant l’oubli de l’un de ces points qui retarde le plus souvent la finalisation de plusieurs semaines.

Dans Palier

Palier découpe chaque année de 1 à 12 périodes, avec leurs fenêtres de saisie et de validation, et peut recopier le calendrier de l’année précédente. Les fournisseurs qui n’ont pas déclaré reçoivent un rappel sept jours puis un jour avant la fermeture de la saisie ; le tableau de bord de l’acheteur liste les déclarations à valider, les périodes qui ferment bientôt et les résultats prêts à proposer. Un administrateur du compte peut rouvrir une fenêtre pour un fournisseur précis, avec un motif. Le BFA est calculé automatiquement dès la validation de la dernière période. Voir les fonctionnalités.

À retenir

Pour une vue complète, lisez le guide du bonus de fin d’année.